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【老鸟之路1】外贸业务员怎样提高工作效率

2013年07月27日 外贸经验 暂无评论 阅读 256 次

写在前面的话:

从毕业开始就进入外贸行业,在工厂和外贸公司都待过,一晃已经快六个年头了。一路走来,从外贸业务员到业务经理,见识过形形色色的客户,碰到过各种各样的问题。 

我算是个工作狂,每天工作大概14个小时左右吧。我们这个行业,货值低利润薄产品杂,特别耗费时间和精力。回想起最初的一两年,已经不记得自己是怎么熬过来的。那段时间,马云的一句话让我特别受感触。 
马云说,你要有这样一个念头:只要你相信你是全世界最想做成这个事情的人,所有的困难将会为你开路。当时我也是一直保持着这样一个信念,因此当时的几个潜在客户陆陆续续都做了起来。

写此文的原因在于,和我的一个同学聊天,她向我诉说她现在的工作状态: 
上班时经常都是东一榔头西一棒槌。感觉每天特忙,可是又不明白自己在忙什么。经常到离下班还有不到一小时的时候才发现还有几封新的邮件还没有回,还得加小会班。下班路上反省今天上班的收获和成绩,总是惭愧下决心第二天多注册几个网站,多整理资料,研究客户。

我想这种情况的确存在于一些业务员身上。瑾以下文给这些朋友一些建议,希望你们有所收获。

正文: 
有人说:人生最宝贵的两项资产,一个是头脑,一个是时间。无论你做什么事情,就算不用脑子,也要花费时间。因此,管理时间的水平,决定你事业乃至生活的成败。我们可以估摸算算,每个星期有168小时,其中按照平均睡眠一天8小时算(我严重睡眠不足),一周睡觉时间56个小时。有21个小时用于吃饭和休息,剩下的只有91个小时是我们可以自己掌控的。那么每天的这13个小时,你如何运用好使得自己保持着最初的目标和方向前进?
 
每天下班前5分钟想一下,今天一天都完成了哪些事情,没有完成哪些事情?在这过程中,你是否保持着清晰的思路?

从今年六月份开始,公司陆陆续续来了几个新业务员。当初他们来的时候,公司搞了一系列的新员工培训,我也给他们培训过业务开发和业务跟进。
 
上周的某天傍晚,我如往常一样在公司里加班,老板一反常态地拉了把椅子坐到我办公桌边,散了根烟,说还没忙完啊,注意休息身体要紧,别累着。我知道,老板估计有话要找我谈。果然随意寒暄了几句,老板说几个新来的业务员,来了也有近半年了,业务上面还是没有多少起色,有的甚至还没有开张。感觉他们平时也没闲着,每天开发信也发的不少,阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会,问他们在忙些什么,需要他们汇报的时候,他们几个都说不出很详细的内容。

我能理解,公司的管理者,都是在过程的同时,更要看结果。我想他们更多的是通过业绩来判断自己的员工是否是真正的忙。换位思考,如果我是领导,我也会不禁考虑,一个业务员如果一个月只有两三万美金的销售额,到底能有多忙呢?

之后老板让我留意办公室的业务员的工作状态,并找他们谈谈,到底有什么问题。于是我观察了一周,发现一些问题:工作效率低下,工作无计划性,把很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。  

我们早上是9点上班,但是我发现都10点半了,还有一些业务员在看着腾讯新闻。不得不说,腾讯的新闻弹窗新闻内容的确很丰富,罗列了很多热点的各种类型的新闻。而这些新闻,点了一个之后又会想点下一个。 
可能他们觉得,早上刚来没什么状态,先看看新闻过渡一下。不过在职场中还是要注意,凡事要掌握个度。我一般都是随便看看经济类的,其他娱乐八卦很少看。

另外,我发现有些人是完美主义者,对于一些不重要的小事,也要力求完美。举个例子,有个新业务员就为了邮件的签名排版的好看来来回回纠结,修改了一上午。我实在搞不懂,有那个必要吗?搞得像是在写一个复杂程序的代码!

另外,很多业务员是在被动的工作。客户询盘来了,就准备回复询盘,回复客户的邮件。一旦没有客户找的时候,就感觉没事情做了。其实,事情很多,没有计划,就不知道从哪里下手。做了计划之后,就不一样了,每天都排得满满的,维护客户、跟踪客户、寄样品等,这样,每天计划完成,工作也会充实许多。

外贸业务员到底如何提高工作效率?

我们先总体说说时间分配,从一个外贸业务员早晨走进办公室开始(泡茶,整理桌面略过)

一、先打开网页查看一下汇率情况,一般以中行或央行为参考。 
作为一个外贸业务员,及时了解汇率的动向是很必要的工作。 
另外,我一般还要看看国内的原材料的价格走向。 
一般顶多十分钟可以完成。 (这些在外贸宝典都能看,点击查看)

二、打开邮件客户端,再打开 客户跟踪情况表(已附),
查看一下有哪些客户是已经是有一段时间没有联系的。(我一般是按照2-3个星期左右的时间) 
给他们逐个发一些问候的邮件,邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。

这么做的好处在于: 

1 和未成交客户保持联系,让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要,他会第一时间想到你!

持续地联系给未成交客户一种感觉,你的服务很好并且有诚意跟他合作,那么当他的老供应商出问题的时候,他会给你机会!

拿个找货代的事情为例。以前我们公司有固定货代的时候,我们一接到新的货代的自我推荐的电话,都是随便应付几句,恨不得早点挂电话。后来,公司的货代出现了问题,决定更换货代。正好过了两天,接到一个打过好几次电话的货代的来电,于是很高兴,约了时间谈谈。后来货代过来以后询问了一下价格和服务,之后很快就合作起来了。

邮件的内容以简洁、轻描淡写为主,千万别写太长,没时间看!有些业务员,写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何如何的内容,那么跟进的时候根本不需要再写了!写多了客户会反感。大家虽然肤色不同,但人的心理还是有共性的。

Dear XXX,
How are you ? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiry recently ?
If so, please contact me with no hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX

2)和已经成交客户增进关系,展示服务!

客户都喜欢有跟进意识的服务人员。

设想一下,当你从商场里买了一个不知名品牌的电器,买回来用了一周后突然有个回访电话,问您使用中是否有任何问题或者不便,您的任何建议都会对今后提升产品的品质和服务起到至关重要的作用。你会不会感觉有种惊讶,或者说惊喜?不管产品品牌如何,产品体验如何,起码服务应该说是比较满意的。对这个品牌或者制造商内心也会打一些分。

其实放到外贸中是一个道理,有些业务员认为出了货,收了尾款这一单就结束了。其实,实际情况告诉我,每一次的售后跟进都是客户决定返单的一个机会。这对加强客户对你的印象甚至信任,都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件,为什么不做呢? 

邮件的内容简洁点、轻描淡写~

Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods ? How do you think ?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX

3 提醒老客户是否考虑新的订单计划 

邮件内容可以同1),老客户收到后一般会很快回复你的邮件,而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。

三、查看一下每日工作计划表,看看昨天的工作有哪些没有完成。

外贸业务是一项连续性的工作,比较辛苦,但贵在坚持。打个不恰当的比喻,就像农民种庄稼。松土、撒种、施肥、保温、杀虫等等每个环节都需要去做,等待收获收割的那一天。 
对于昨天没完成的工作,大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性,想到什么做什么。忙得不可开交,客户却丢着好几个月没有跟进。

这里我想说的是,我们做任何事情,其实都反映出我们的价值观。打个比方,如果你的想法是迫切希望增加收入,那么我们计划表中重要的事情就是考虑做一切能够提高业绩的事情。如果你的想法是保持生活安定,工作给不了你快乐,接单也没有成就感,那么你工作的大部分内容我想是在维护老客户。 

人的一生有很多阶段,每个阶段的需求都不一样。所以清楚地知道这个阶段的你,最想要的是什么,这个很重要。 

 

按照每天、每周、每月、每季度计划好工作。

先列清单:
每天先把要做的事情用白纸列一下,然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类:重要不紧急,重要且紧急,紧急不重要,既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。给工作分类:
重要不紧急的事情有:开发新客户,跟进未成交客户,研究目标市场,学习更多的产品知识,汲取更多业务经验,和客户建立信任,制定销售计划和工作目标,改进与供应商的关系,锻炼身体,好好吃一顿午饭,适当休息等(一切对你未来业绩提升有直接关系的事务)

重要且紧急:跟客户谈判,催客户尾款,给意向客户报价,给客户做PI,准备样品(维持你现有的业绩的事务),完成工作计划。

紧急不重要:其他部门要求你配合的工作,领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”,实际上拖一拖,甚至不办,也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做。

既不紧急也不重要:娱乐,上网,闲聊,消遣。

平时把主要时间和精力集中于前两类事务,这样,工作时才是真正有效率。

一般来说,每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户say hello
每天花半个小时时间阅读一下yahoo国际站的英文新闻,对实事多了解一些,并且当做锻炼阅读能力。当有客户来拜访时,在路上,至少你可以多了很多当下热点的话题。
每天半小时至一小时用来回复老客户的邮件,简洁表达清楚即可。
把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户,力求建立起信任。
每天花半小时的时间来研究了解目标市场,对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和其分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个supermarket、该国最主要的一两个B2B网站等等。
PS:著名的80/20法则: 
你每天做的工作内容,只有20%会和产生利润有直接联系;用20%的成本去维护老客户,将会得到80%的收益;在看我这篇文章的,有20%的人会真正把这些内容去实践,而不是和其他80%的人一样,简单地COPYWORD里面,然后无限期封藏。等等等等。。。

四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件

完成每日计划之后,应该在9点或9点半左右。 

早上的这段时间,对大多数人来说,都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的,闲杂的工作。因此我不得不说,这段时间用来发开发信,是再合适不过了。
(一般为半小时或一小时。结束时间控制在10点半之前。)
 
当然有些人认为,应该根据不同时区的客户,选择不同的时区去发开发信。这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。 
我认为,这个考虑是OK的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。 
比方说:邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等等。。

邮件标题的写法,我会在今后谈谈如何写邮件的帖子里具体说明。 

设置邮件高优先级标签,也就是客户收到邮件后左边会提示一个红色的感叹号。这个在FOXMAIL写邮件里面选项”-“邮件优先级

1)外贸业务工具之一   邮件客户端的使用

对于邮件客户端,每个业务员都有自己的选择,有些人用OUTLOOK EXPRESS顺手,有些人用OFFICEOUTLOOK顺手,有些人用FOXMAIL顺手,还有少数一部分人用网页收发邮件。我个人的建议是,推荐大家用Foxmail

Foxmail
相比较其他两个客户端的好处是:你可以创建很多签名,把很多不同版本的开发信做成签名,然后针对不同的客户,发开发信的时候选择插入不同的签名,会非常方便。比方说我,我会建立好几个开发信版本,专门针对某一行业产品的,然后还能细化具体哪些产品,专门针对XX产品的,专门针对YY产品的等等。。

另外,用Outlook Express 搜索一个客户的邮件需要在搜索栏那里输入客户邮箱或者名字才能搜索,而Foxmail 7 版本的这个直接在邮件上右击鼠标,菜单里有个查找来自XXX 的邮件,就会立即列出这个客户的所有邮件,还是很方便的。

另外,如果你平时工作时经常反思和总结,或许会和我有过一样的想法,是不是可以把很多回复客户的邮件作成签名,然后每次回复的时候,插入签名,稍作修改,然后发送。这种方法是非常便捷并且节省时间的。

FOXMAIL 里面可以设置很多个邮件签名。我说的意思是可以根据不同的回复邮件的场景,把不同的邮件内容写进去,作为邮件的签名。
好比:需要回复不能及时交货的时候,插入邮件签名“不能及时交货 -  原材料原因”(签名里面是具体的先设定好的邮件内容。)

也许你也想过。可是同样80/20法则,付出过行动的人只有20%但却因此节省了80%的时间。这里我只是抛砖引玉,大家悟性很高,应该会明白怎么做的。 
PS:我们公司前年加入了一个地区的外贸商会的交流会,大家都是做不同行业的产品,因此分享起来都毫无保留,不会对各自利益造成多少影响。我也介绍了这个办法,并且演示了一下。在场的很多业务员都表示这个办法很不错!)

下面我简单展示一下一小部分内容,算是抛砖引玉。有心人可以自己动手去做:

出差 不方便及时查看邮件 
Dear Mr/Ms, 
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012. 
With very limited access to email and voicemail, I cannot check or reply your email in time. 
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-xxx xxxx xxxx. 
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX. 
If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or +86-xxx-XXXXXXX. 
Thank you and have a nice day!
出差  但会每天回宾馆查看 
放假  不方便及时查看邮件 
收到询价,由于XX原因,不能立即报价 
出差,但方便及时查看邮件 
放假,不方便及时查看邮件 
收到询价,由于XX原因,不能立即报价 
收到询价,会尽快报价 
收到询价,产品种类少,邮件里报价 
收到询价,产品种类多,附件中报价表 
发送CATALOG 
对某些询价的内容不清楚,询问客户 
客户还价太多 
同意客户的还价 
婉拒客户目标价 – 新客户
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost rising about 5% per ton
The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months
We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.

同意客户目标价 - 新客户
婉拒客户目标价 – 老客户 
客户已确认价格,需要寄送样品 
找客户要快递账号 
解释为什么找客户要快递账号 
客户发来订单 – 感谢客户 
和客户确认包装 
订单预付款收到,会立即安排生产 
订单预付款  仍未收到,要求客户发付款水单 
订单预付款  到款,无法入账,请求客户银行修改收款人信息 
交货期  延误 ( 原因1. 工厂太忙 ) 
交货期  延误 ( 原因2. 工厂/原材料厂停电) 
交货期  延误 ( 原因3. 原料太紧俏,不好订 ) 
货好  通知客户,告知指定货代,安排订舱 
订单尾款  催客户付尾款  船快到港 
订单尾款  催客户付尾款  汇率原因 
订单尾款  收到,表达谢意 
向老客户推销新产品

上面展示的小部分的目录我想已经够了,希望大家明白我在说什么(打字打多了也会累!)

另外,充分利用邮件的标签设置功能,这个用得好也会提高工作效率。你可以先创建好多种标签,比如:新客户询价,速回” 然后报完价格后,标上另一个标签已报价,注意跟进。具体怎么操作我就不逐一罗列了,各位自行操作,本人欣赏动手帝~

(一般回复客户的邮件控制在一小时内。)

2)外贸业务工具之二 即时帖

大家很容易忽视这个小东西。因为你可能没有注意到它对工作效率和计划的完成能起到多大的作用。

每天把要做的任务写下来,1234...点,贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下,贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个,取下,贴到笔记本上。没有完成的时候,你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴。象符纸一样刺激你的视觉。

拜托,赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多,笔记本越来越厚,你会感觉到自信心的提升,工作效率的提高。最重要的是,如果你能坚持,你的拖拉,慢性子都会得到改变。是什么决定命运? 性格和处事方式! 

3
)外贸业务工具之三 文件夹和笔记本

文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。 
文件夹我喜欢点选一下地址栏D/上方的文件夹按钮,使之保持左边显示树状结构,避免很多返回上级等操作。
 
另外我的E盘清空的很干净,完全当做客户资料盘。根据不同市场建立5个根文件夹:北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在北美里面再建立一个公司名称的文件夹,如“AAA GROUP”,之后再根据订单的年期分为20082009201020112012。进入2012后,逐个建立包装资料客户PO”形式发票采购合同大货照片及验货情况装船通知报关单据结汇单据。再建立两个TXT文本,一个是到款记录,一个是快递单号记录。这样虽然前期工作量比较大,不过大家可以复制操作,并且用熟了之后一切都一目了然。

关于笔记本,没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。
我的建议是多准备一个小笔记本,只用来写下客户的询问,因为研究客户的询问很重要,可以了解客户的心理。而不是所有的笔记。

另外,有道云笔记很不错很好用,推荐一下!!

4)外贸业务工具之三 方便快捷的报价利润核算表 

对于那些每天会受到N多个要求报价的业务员,如果每个报价单都一个个去做,精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感,失去激情。 
因此需要一个表格能高效、方便、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。 
最好填上采购价、退税率、汇率 等一些基本的数值,就能给出报价的参考意见的。

这里附上一个报价利润核算表(我算退税是外贸公司退税计算方式,工厂的业务你们改改公式即可)
附件在此

现在,你只需填上采购价、退税率、汇率、数量等,就会显示出不同利润率下的价格。价格都填写好后即可查看总体利润。更方便的是,你可以不断修改价格,调整不同的利润率,最终得到一个合理的总利润。你可以不断修改数量,最终使得总体积正好是你目标立方数。 
另外,货物品种多拼一起走散货或整柜的情况下,我们经常要去掉或者加上一些数量的产品。到底哪个产品去掉或者加上好呢? 
按照以往的经验,如果超过整柜的体积,就去掉一部分产量低的,手工做的慢的,难做的产品。如果数量不够整柜体积,那么就增加一些产量高,交货快的产品。 
现在,你可以根据 利润/立方 来考虑。即每立方利润额。这个数值高的,说明每多装一个立方此产品,可以获得较高利润。

五、利用按键精灵全自动更新或发布阿里巴巴产品信息

很多业务员因为阿里巴巴发布和更新产品的工作头疼。有些公司的老板或者经理甚至规定了硬性指标,一天要更新多少个产品。

在发完开发信以及回复完客户邮件之后,时钟大约指向了11点半。这正是吃午饭的时间。
如果电脑可以在我们吃午饭的时间帮我们把阿里产品更新或发布完,这将会节省多少精力和时间?

这里介绍一个无比犀利的工具:按键精灵

按键精灵是一个模拟鼠标、键盘动作的软件。通过制作脚本,可以让按键精灵代替双手,自动执行一系列鼠标键盘动作。按键精灵简单易用,不需要任何编程知识就可以作出功能强大的脚本。要在电脑前用双手可以完成的动作,按键精灵都可以替代完成。

一般来说,它有两种主要功能:
1.网络游戏中可作脚本实现自动打怪,自动补血,自动说话等
2.办公族可用它自动处理表格、文档,自动收发邮件等

目前来说,90%的用户还只是用在游戏上。其实这个软件用在自动化办公上十分给力!
如果你了解VBA, 你应该明白我在说什么。是的,这个软件能建立任务脚本。

我简单介绍一下原理:用EXCEL文档建立几个表格,模拟成一个“EXCEL数据库”。然后根据更新或者发布产品页面的每一项需要填写或改动的内容,在单元格中填入不同的内容。建立好模拟的EXCEL数据库后。用按键精灵完整地记录一次更新产品或者发布新产品的鼠标动作。之后设置好循环完成类似任务。

不夸张地说,只要你的EXCEL表格中的值足够的多(比如“产品关键词”),那么基本上一个小时内电脑可以自动更新或发布100个产品信息!想象一下,我们吃完午饭回来,电脑已经自动帮我们更新了100个阿里巴巴产品信息,这是多么令人愉悦的事情。

另外,不同的字段会有不同的组合方式,产品信息数量是乘法原则。可以想象,当你设置足够多的产品关键词和产品描述后,一个相同的产品会衍生出N多个产品页面!

做这样一个工作,前期主要是要不断丰富你的“EXCEL表格数据库”中的记录。

转自:外贸圈 料神Sam分享

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